Mitä johtamiselta vaaditaan digitalisaatiossa?

Julkaistu 29.3.2016

POMONA-blogin vieraskynässä tällä kertaa Tapio Matinmikko.

Digitalisaatio ei ole enää hypeä, eikä sen saapumista tarvitse odottaa. Se on jo arkipäivää monella toimialalla. Hyviä ja perinteisiä esimerkkejä ovat pankit ja vakuutuslaitokset, joiden palvelut ovat siirtyneet konttoreista lähes täysin verkkoon asiakkaan itse hoidettaviksi sekä kaupat, jotka ovat siirtäneet myyntiä myös verkkokauppoihin. Ei voida kuitenkaan sanoa missä vaiheessa digitalisaatiossa ollaan, koska jatkuvasti tulee uusia ICT:n hyödyntämiseen perustuvia innovaatioita, uusia toiminta- ja palvelumalleja sekä ICT:n avulla tehtyjä toiminnan kehittämistoimenpiteitä.

Digitalisaatiota tehdään ICT-teknologian avulla, mutta on väärin luulla, että ICT-teknologia yksinään tekee digitalisaation! Digitalisaatioon tarvitaan kaikkia yrityksen toiminnan osatekijöitä (esimerkiksi strategista johtamista, henkilöstöhallintoa, taloushallintoa, projektinhallintaosaamista, muutosjohtamista jne.), jotta digitalisaation hyödyt ja mahdollisuudet saavutetaan.

Yrityksen toiminnan digitalisoituminen lähtee liikkeelle yrityksen johdosta ja johdon asenteesta digitalisaatioon. Digitalisaatio asettaa johdolle uusia vaatimuksia ja huomioon otettavia asioita. Seuraavat kohdat ovat keskeisimpiä asioita johtamisessa digitalisaation aikana:

ICT:n mahdollisuuksien jatkuva huomioiminen liiketoiminnan kehittämisessä

Johdon on minimissään hyväksyttävä, että ICT on erittäin merkittävä keino kehittää yrityksen toimintaa ja tehdä uusia innovaatioita. Parasta kuitenkin olisi, jos johto tuntisi ICT:n mahdollisuudet ja vaatisi yrityksen ICT-asiantuntijoita hyödyntämään ICT:tä toiminnan kehittämisessä. Pahinta, mitä yrityksen johto voi tehdä, on vähätellä ICT:n mahdollisuuksia ja suhtautua digitalisaatioon negatiivisesti tai rajoittaa ICT:n hyödyntämisen mahdollisuuksia vain olemassa olevien toimintamallien digitalisointiin. Johdon näkemyksen pitäisi olla laajempi, jossa asioita tarkastellaan jopa toimintamallien radikaalin uudistamisen näkökulmasta.

Johdon sponsorointi (rahoitus ja työajan antaminen)

Yleisimmät esteet digitalisaatiolle ovat ajan- ja rahanpuute. Kehittämiseen ei usein jää aikaa, vaan kaikki aika menee perustekemiseen. Taloustilannekaan ei aina salli uusia investointeja. Johdon tehtävänä on kuitenkin päättää, mitä investointeja tai toiminnan muutoksia tehdään, joten digitalisaatioonkin liittyvät investointipäätökset tehdään johdon harkinnan ja päätösten mukaisesti. Pääasia on, että päätös digitalisaatioon investoimisesta tai investoimatta jättämisestä on harkittu ja tietoinen päätös, ja että päätöksen tekemisen tueksi on ollut riittävästi tietoa.

Jos digitalisaatioon päätetään investoida, niin tarvittaville henkilöille on annettava siihen riittävästi työaikaa. Harvoin voidaan kaikkia asioita tehdä ”oman toimen ohessa”. Digitalisaatioon panostamisen oikea ajoitus on myös tärkeää. Usein kuuleekin kommentteja, joissa todetaan että ”siirryttiin verkkokauppamyyntiin liian myöhään, koska kilpailijan verkkokauppa on jo vallannut markkinat” tai ”oli hyvä, että siirryttiin palvelemaan asiakkaita myös verkossa ja saatiin vapautettua henkilöresursseja kehittämistyöhön” tai ”toiminta tehostui, kun liikkuvat työntekijät raportoivat työt suoraan kentältä mobiililaitteella”.

Laadukas projektinhallinta ja tekemisen kulttuuri

Digitalisaation yksi keskeinen toteutusväline on ICT-kehittämisprojektit. Jos esimerkiksi tietojärjestelmän käyttöönottoprojekti epäonnistuu tai on laadultaan huono, tulee kaksinkertainen vahinko. 1: Digitalisaation hyödyt jäävät saavuttamatta ja 2: aiheutetaan merkittäviä kustannuksia niin rahallisesti kuin henkilöresurssien tuhlaamisellakin. Johdon tehtävänä onkin vaatia yrityksen ICT-asiantuntijoilta hyviä ICT-hankintoja ja niiden laadukkaita käyttöönottoprojekteja. Lisäksi johdon tulee asettaa ICT-investoinneille hyötyvaatimuksia sekä sitoutua ICT-projektien läpivientiin.

Johdon tulee myös ymmärtää ja hyväksyä ns. kokeilukulttuuri ja ketterä kehitys, jotka ovat tärkeitä elementtejä digitalisaation edistämisessä. Näissä molemmissa hyväksytään kokeilut, jotka voivat epäonnistua mutta epäonnistumisesta huolimatta tuottavat tärkeää tietoa jatkosuunnittelulle.

Henkilöstön osaamisen varmistaminen ja kehittäminen

Henkilöstön perusosaamisen ylläpidosta yleensä huolehditaan, mutta varmistetaanko aina riittävästi, että henkilöstö osaa käyttää työssä tarvittavia ICT-laitteita (tabletit, PC:t, matkapuhelimet) ja tietojärjestelmiä tehokkaasti? Näiden asioiden puutteellinen osaaminen syö merkittävästi digitalisaatiosta saavutettavia hyötyjä ja pahimmassa tapauksessa osaamattomuus hidastaa varsinaisen työn tekemistä ja siten heikentää tuottavuutta. Onkin varsin suuri virhe hankkia ICT-teknologiaa ja tietojärjestelmiä ilman, että käyttäjät saavat laadukkaan koulutuksen järjestelmien käyttämiseen tai että osaamisen taso varmistettaisiin muulla tavalla.

Henkilöstön rekrytoinnissa tulee vastaavasti huomioida rekrytoitavan henkilön myönteisyys ICT-teknologian käyttämiseen ja hyödyntämiseen, jotta henkilöllä olisi valmius ottaa käyttöön uusia välineitä ja toimintatapoja. Yrityksessä tulee olla myös tietohallintoasiantuntijoita, jotka osaavat yhdessä muiden työntekijöiden kanssa tunnistaa kehittämiskohteet sekä uudet toimintaa kehittävät innovaatiot. Lisäksi tietohallintoasiantuntijoiden tulee osata hankkia hyviä ICT-ratkaisuja sekä järjestelmiä ja ottaa ne laadukkaasti käyttöön. Johdon tuleekin varmistaa, että organisaatiosta löytyy riittävästi tällaisia asiantuntijoita.

Tiedolla johtaminen

ICT:n ja tietojärjestelmien käyttämisen ansiosta yrityksen toiminnasta kertyy tietoa, jota voidaan hyödyntää päätöksenteossa. Tiedon hyödyntämisen edellytys kuitenkin on se, että yrityksen toiminnasta syntyvä tieto tallennetaan tai kerätään laadukkaasti tietojärjestelmiin, jotta raportteihin voidaan luottaa.

Johdon tehtävänä onkin kertoa, millaista tietoa he tarvitsevat johtamiseen ja päätöksentekoon. ICT-asiantuntijoiden tehtävänä on kehittää ratkaisut tarvittavan tiedon keräämiseen sekä kerätyn tiedon helppoon raportointiin johdolle. Valitettavan usein yrityksen johto jättää liian vähälle huomiolle tietojärjestelmiin tallennetun tiedon hyödyntämisen päätöksenteossa sekä toiminnan kehittämisessä, vaikka tiedosta olisi merkittävää lisäarvoa. Pitkälle edenneessä digitalisaatiossa hyödynnetään myös ns. Big Dataa, joka on erittäin suurten tietomassojen hyödyntämistä ICT:tä ja tilastotiedettä hyödyntäen.

Johdon tulee vaatia tietoa yrityksen toiminnasta, mutta olla myös avoin ja samalla kriittinen uusille tietolähteille ja niiden hyödyntämiselle.

Jatkuvan muutoksen johtaminen

Kuten edellä mainitut kohdat osoittavat, digitalisaatio aiheuttaa muutosta lähes kaikkeen yrityksen toiminnassa. Ilman laadukasta muutosjohtamista digitalisaatiosta saattaa tulla yritykselle pelkkä kustannuserä tai jopa syy yrityksen heikolle menestymiselle. Johdon keskeinen tehtävä on johtaa jatkuvaa muutosta ja tähän riittävät perinteiset muutosjohtamisen opit!

Tapio Matinmikko

Kirjoittaja on työskennellyt ohjelmistotuotannon alalla 25 vuotta ohjelmistoyritysten erilaisissa asiantuntijatehtävissä sekä erikoistutkijana Teknologian tutkimuskeskuksessa (VTT), jossa päätutkimusaiheena on ollut ohjelmistotuotanto sekä ohjelmistoratkaisujen hankinta ja hyödyntäminen yrityksissä ja organisaatioissa. Ennen tutkijan uraa Tapio työskenteli mm. CCC-yhtiöissä sekä Oracle Finland Oy:ssä, jossa hän toimi erilaisissa asiantuntijatehtävissä Oracle-teknologian ja -ratkaisujen parissa. Erilaisten projektien kautta hän on kartuttanut osaamistaan osallistumalla yli 50:n suomalaisen yrityksen ja organisaation ohjelmistoratkaisujen kehittämiseen, käyttöönottoon ja hyödyntämiseen. Tapio on toiminut myös ohjelmistojen tilaajaorganisaatioissa.